Grundsätzlich ist ein Messeauftritt mit eigener Kommunikation/Pressearbeit zu verbinden, denn natürlich wirbt bereits der Veranstalter der Messe, aber nur für die Veranstaltung als solche und nicht für die Präsenz einzelner Unternehmen. Daher sind eigene Werbeaktionen und Öffentlichkeitsarbeit ein unverzichtbarer Teil eines Messeauftritts. Neben den klassischen Möglichkeiten, wie etwa Plakatanschlag, Anzeigenschaltungen oder Radio-/TV-Spots bieten die meisten Messeveranstalter eigenes Werbematerial bzw. -maßnahmen an, z.B. Katalogeinträge und -anzeigen, Flugblattaktionen, Eintrittskarten-Gutscheine u.ä., die gerne und viel in Anspruch genommen werden.

Wie bei jeder Kommunikation sollten die Ziele klar definiert sein: mit der, die Messeteilnahme begleitenden, Öffentlichkeitsarbeit sollte möglichst frühzeitig begonnen werden. Grundsätzlich kann mit der Bestätigung der Standfläche bereits gestartet werden. Ein entsprechender Hinweis/Logo auf dem Briefpapier und in der E-Mail-Signatur, die Einbindung in die verschiedenen Medien der Unternehmenskommunikation (Newsletter, Kunden- oder Mitarbeiterzeitschrift), Einladungsprospekte oder Messe-Eintrittskarten eignen sich bestens, um auf die Messebeteiligung aufmerksam zu machen. Grundsätzlich ist im Kontakt mit (wichtigen) Altkunden die direkte, persönliche Einladung bzw. Terminvereinbarung im Vorfeld der Veranstaltung immer noch die beste Wahl.

Meist besteht die Möglichkeit, sich bei der Öffentlichkeitsarbeit des Messeveranstalters miteinzubringen, z.B. mit (digitalen) Pressemappen oder -aussendungen. Mit einer eigenen Pressekonferenz oder Produktpräsentation im Rahmen einer Messe ist die Wahrscheinlichkeit höher, die richtige Zielgruppe, sprich anwesende Fachjournalisten und -leute zu erreichen, andererseits besteht die Gefahr, im meist umfangreichen Begleitprogramm einer Messe mit der eigenen Veranstaltung unterzugehen. Im Rahmen von Messen oder außerhalb („fuori salone“) von Unternehmen selbst organisierte Side Events, wie Kundenpartys und Presse-/Besichtigungstouren, sind etwas aufwändiger, können sich aber für besondere Anlässe (Markteintritt, Produktlancierung) als geeignetes Mittel erweisen. Auch die Organisation von Verlosungen/Preisausschreiben bringen einen bürokratischen Aufwand mit sich, können aber besonders bei Publikumsmessen die gewünschte Aufmerksamkeit erregen. Bei Fachmessen kann durch Sponsoring von begleitenden Veranstaltungen (Kongresse, Seminare) gezielt für die eigene Kompetenz und Relevanz im jeweiligen Sektor geworben und eine besondere Verbundenheit mit dem Veranstalter demonstriert werden.

Anzeigenwerbung im Vorfeld des Messeauftritts, Direktwerbung an potentielle und bestehende Kunden sind inzwischen Standardaktivitäten für einen professionellen Messeauftritt. Vor allem aber gilt es heute „crossmedial“ (zur grafischen Darstellung einer crossmedialen, integrierten Unternehmenskommunikation siehe das Hauptbild) zu werben, um alle potenziellen Besucher erreichen zu können – mit Anzeigen, PR und mit Social Media, die die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens unterstreichen. Es bieten sich eine Vielzahl an Möglichkeiten an, die breite und im ständigen Wandel begriffene Palette an Onlinemedien zu nutzen, angefangen von der eigenen Homepage, die während der Messe klar ersichtlich auf den Messeauftritt verweisen sollte. Die Homepage des Messeveranstalters wird während einer Veranstaltung stark frequentiert und bietet sich daher hervorragend für Werbeschaltungen (Banner, Links) an und wartet meist mit noch weiteren (kostenpflichtigen) Services (z.B. Katalog und Pressefach in digitaler Form) auf.

Die meisten Messeveranstalter nutzen bereits in großem Umfang die Potentiale von Youtube (mit eigenen Kanälen für die verschiedenen Veranstaltungen), Twitter (z.B. für In-time-Berichterstattung über Kongresse oder Side-Events) bis hin zu Facebook (mit Verlinkungen und Nachrichten über und von Ausstellern). Messe-TV gehört zwar schon zu den etablierten Instrumenten, hat aber dank der neuen Verbreitungsmöglichkeit über Internet (mit Live-Streaming von der Veranstaltung) eine breitere Akzeptanz und neue Virtualität erhalten. Ein relativ neues Phänomen im Messegeschäft sind Blogger. Anfangs noch belächelt oder als überflüssig verachtet, haben sie sich in bestimmten Bereichen (z.B. Mode, Design, Lifestyle) etabliert und werden inzwischen als interessante Multiplikatoren und anerkannte Berichterstatter auch auf Fachmessen gern gesehen.

Wie man sieht, schließen Messen andere Kommunikationsinstrumente nicht aus, ganz im Gegenteil: je besser eingebunden ein Messeauftritt in die sonstige Werbe- und Kommunikationsstrategie des Unternehmens ist und je besser aufeinander abgestimmt diese sind, desto höher ist die Aussicht auf eine erfolgreiche Teilnahme. Und der richtige Ansprechpartner hierfür ist der Messeveranstalter: er hat die geeigneten Mittel und wertvolle Kontakte zu Medien und Entscheidungsträgern. Engagierte Aussteller sind das Beste, was einem Organisator passieren kann: durch die Werbung von Messeteilnehmern wird die Präsenz des Unternehmens, aber gleichzeitig immer auch die Veranstaltung beworben – der klassische Fall einer Win-Win-Situation.